Comment choisir les bons locaux ? 5 points clés du cahier des charges !


Comment choisir les bons locaux ? 5 points clés du cahier des charges !

Ayez les bons réflexes !

Croissance sans précédent, importants recrutements, l’espace vient à manquer ou est devenu inadapté ! Votre entreprise évolue perpétuellement et vos locaux aussi ! La décision est prise : il faut en changer mais partir directement en visite sans prendre le temps de bien définir le projet constituerait une perte de temps.

C’est là tout l’apport du conseil en immobilier d’entreprise, qui se révèle être une aide précieuse pour l’entrepreneur en l’assistant dès le lancement du projet, dans la constitution du cahier des charges et dans sa prise de décision.

 

Pourquoi recherchez-vous de nouveaux locaux ?

Surfaces trop petites ou trop grandes, budget ou localisation inadaptés, locaux ne reflétant pas ou plus l’image de l’entreprise. Les raisons peuvent être nombreuses, mais avant de se lancer il faut bien prendre le temps de comparer les avantages et les inconvénients entre vos différentes options :

  • rester dans ses locaux et en profiter pour les réaménager
  • prendre à bail de nouveaux locaux
  • se lancer dans l’acquisition de ses futurs locaux

Ce comparatif vous permettra de conforter votre décision de lancer le projet de déménagement et de pouvoir montrer à vos salariés qu’il s’agit de la seule option possible.

Votre objectif est de trouver un bon compromis en sélectionnant les locaux qui regrouperont les critères essentiels que vous vous serez fixés.

 

Pourquoi recherchez-vous de nouveaux locaux ?

Le budget a un fort impact dans le projet, puisqu’il détermine le choix du futur local, que ce soit dans sa superficie ou sa localisation.

Si votre activité est dynamique et que votre trésorerie vous le permet, l’acquisition de vos futurs locaux peut s’avérer une option payante à long terme. Elle revêt de nombreux avantages :

  • vous restez maître du devenir de vos locaux
  • possibilité d’adapter vos locaux à votre usage tout en valorisant votre investissement
  • les frais d’acquisition et d’entretien des locaux, ainsi que les intérêts d’emprunt sont déductibles de votre chiffre d’affaires, réduisant ainsi votre bénéfice imposable
  • constitution d’un patrimoine pour l’entreprise ou même à titre privé

Mais à cela, il y a également quelques contraintes. L’endettement consenti peut limiter votre capacité d’investissement. Le marché est aujourd’hui moins offreur sur le marché de l’acquisition.

Les taux d’intérêt accordés aux entreprises ont fortement baissé ces dernières années. Le taux accordé est grandement fonction de l’apport de fonds propres dans le projet. Pour évaluer sa capacité d’emprunt et connaître les taux pratiqués, de nombreux sites proposent des simulateurs de prêt.

Si vous optez pour la location, les loyers affichés en immobilier d’entreprise sont exprimés libres de toute charge et de toute fiscalité. Dans votre plan de trésorerie, il conviendra d’ajouter le montant :

  • des charges, notamment les charges de fonctionnement éventuel de la copropriété, les consommations énergétiques
  • et des taxes, comme la taxe sur les bureaux, les locaux d’activité et les surfaces de stationnement, la taxe sur l’enlèvement des ordures ou encore la taxe foncière. Le montant de ces taxes diffère d’un secteur à l’autre, mais aussi d’un immeuble à l’autre sur une même rue.

Une attention particulière au type de bail et à la durée ferme d’engagement à mettre en place sur les futurs locaux est également à prévoir en fonction des exigences des différents propriétaires du marché.

Le budget doit également inclure les frais relatifs à l’aménagement des locaux ainsi qu’au déménagement-emménagement des équipes, car rares sont les locaux adaptés à vos besoins sans aucun travaux. Il est courant dans le cadre des négociations que le propriétaire accorde des mesures d’accompagnement, notamment de la franchise de loyer pour permettre les travaux nécessaires à l’aménagement (cloisonnement, câblage…).

 

Pourquoi recherchez-vous de nouveaux locaux ?

Pour éviter d’avoir à déménager trop rapidement après votre arrivée dans les nouveaux locaux, anticiper le futur développement de votre entreprise s’avère une stratégie payante. Vous pouvez, par exemple, prévoir avec le futur propriétaire d’obtenir toutes les autorisations nécessaires pour pouvoir sous-louer une partie des locaux en attendant d’avoir besoin de les occuper.

Pour estimer votre besoin de surfaces, vous pourrez utiliser les calculateurs de surfaces. Ils prennent en compte plusieurs éléments indispensables afin d’éviter les m² superflus, notamment le type de construction (ancien ou neuf), la superficie des parties communes, le type de besoin au niveau aménagement (open-space, bureaux cloisonnés ou les deux…) en fonction de l’activité de votre entreprise (espace d’accueil, espace confidentiel…) et enfin les perspectives de croissance de l’entreprise notamment en terme de recrutements. Consulter un Conseil en immobilier d’entreprise est également une bonne solution pour vous aider.

Le profil de vos employés entre également en compte dans la définition de votre besoin de surface. Si votre équipe est composée d’une majorité de profils commerciaux, pourquoi ne pas opter pour le flex-office ? Cela vous offre la possibilité de maîtriser vos coûts d’implantation.

 

Pourquoi recherchez-vous de nouveaux locaux ?

Même si le budget et les besoins de surface vont pouvoir vous aider à orienter vos recherches, d’autres éléments entrent dans le choix de l’implantation : la desserte en transports en commun, la vie de quartier, les prestations offertes par l’immeuble…. autant d’éléments qui jouent sur la valorisation des locaux.

Les conseils en immobilier peuvent vous réaliser des études de marché micro-secteurs sur les localisations short listées, toujours dans une optique de vous aider à faire un choix.

Les loyers pratiqués en Ile de France sont très variables d’un secteur à l’autre, mais ont tendance à être plus élevés dès lors qu’on se rapproche de Paris.

S’implanter en cœur de ville coûte plus cher, les loyers y étant plus élevés, mais il s’agit d’une implantation plus attractive et plus économe en temps de transports. Une implantation plus éloignée fera dépenser plus de temps aux salariés en transport. Elle sera également moins coûteuse ce qui peut aussi permettre de dégager du budget à l’aménagement d’espaces de travail plus agréables. Il faut donc bien peser les pours et les contres et faire un choix.

Un déménagement va impacter le quotidien de vos salariés. Un déménagement de proximité sera toujours un moyen pour minimiser l’impact sur les salariés et les départs qui en découlent.

 

Pourquoi recherchez-vous de nouveaux locaux ?

Une fois votre cahier des charges défini, vous êtes prêts à vous lancer dans la recherche de votre future implantation.

Ce qui va fortement influer sur le timing de votre projet, c’est d’une part l’échéance de votre bail en cours mais aussi la superficie du local à rechercher. Pour mettre fin à votre bail actuel, il faudra soit que votre déménagement coïncide avec une période d’échéance du bail, soit que vous ayez trouvé un accord avec votre bailleur pour sortir du bail (mise en place d’une recherche de successeur). Un délai de préavis est systématiquement à respecter pour quitter le locaux, il convient donc de le vérifier dans le bail en cours.

Plus la surface recherchée est grande, plus votre projet sera long et il vous faudra donc anticiper un maximum. En moyenne :

  • pour une installation sur plus de 5 000 m², entre le lancement de la recherche et l’installation, il faut compter au minimum 12 à 18 mois.
  • pour une installation sur une surface comprise entre 1 000 et 5 000 m², il faut compter au minimum 9 à 12 mois
  • les installations sur de plus petites surfaces, inférieures à 1 000 m² se font plus rapidement mais il faut tout de même compter un minimum de 6 à 9 mois

Une gamme complète de services qui facilitent vos démarches et destinée à satisfaire vos attentes